Una organización de eventos artístico-culturales requiere de una gran dirección y coordinación. No es una tarea simple, pero tomando en cuenta algunos pasos básicos todo puede salir según se ha planificado.
¿Te gustaría saber qué es lo indispensable para que tu evento sea todo un éxito? Quédate en esta plataforma y sigue leyendo, te contaré sobre 10 pasos esenciales que todo organizador debe considerar.
Uno de los primeros pasos que debes hacer para organizar tu evento es definir detalladamente los objetivos del mismo. Aunque parezca obvio, planear cada parte es sumamente importante para evitar algún imprevisto. Considera, por ejemplo, el tipo de evento para definir el concepto, tiempo, duración, ubicación y decoración.
Auxíliate de la creatividad e innovación, serán herramientas fundamentales para ir definiendo los aspectos anteriores en una perspectiva única.
1- Planificación anticipada
1a – Haz un proyecto que incluya la logística, el material y la promoción. Para ello, te recomendamos que hagas un documento accesible para todo el comité organizador. Busca a las personas que formaran parte del festival o evento.
En esta primera fase, sugiero hacer un listado de las personas que de acuerdo a su trabajo artístico sea considerada según la temática del evento. De esta manera cada miembro podrá conocer las tareas a realizar y el panorama general.
No olvides dejar muy en claro una lista de deberes principales y los pasos para cumplirlos. Por nada del mundo olvides incluir un cronograma de actividades.
1b- Definir nombre del festival o evento. En este paso también debe realizarse desde el inicio de la planificación, lo que hay que considerar es, que temática será el fuerte del mismo.
2- Prioriza las tareas
A parte de pensar la ubicación, los temas que se llevarán a cabo, y cómo se expondrán es sumamente importante. Comencemos a contactar y hacer gestiones para saber la disponibilidad de los artistas para apoyar ya sea gratis, o con un valor simbólico su participación o a un precio normal, todo eso debe acordarse de ser posible por escrito.
Esto es más que todo cuando se trata de músicos, bailarines y actores de teatro. En el caso de los expositores de obras pictóricas se puede acordar una comisión mínima si ésta es el centro de atención del evento.
3- Innova y busca el lugar adecuado
Al cotizar e indagar sobre el lugar más adecuado, debemos tener en cuenta cual es la proyección que tendrá el evento, si es de carácter social, con un mínimo de valor comercial, combinado o si definitivamente será a cambio de réditos.
Esto suele definirse después de hacer la gestión anterior, pues ya se tienen claro los costos a incurrir, como lo es en algunas ocasiones el pago de las participaciones artísticas.
En ese sentido, podemos buscar espacios factibles en museos, casas de la cultura, plazas públicas, restaurantes con ambientes temáticos sobre arte, centros de enseñanzas de las artes, lugares privados como casas de residencia con un espacio amplio. Ya con el lugar escogido deja volar tu imaginación y creatividad, pues es fundamental para llamar la atención.
También, para crear una experiencia inolvidable para los asistentes. Considera el factor sorpresa para que salga un poco de los planteamientos tradicionales.
4- Hacer un presupuesto
Con la lista de deberes y tareas, se hará fácil elaborar un presupuesto. En él plantea todos los gastos a realizar e incluye un porcentaje destinado a los imprevistos. Te aseguro que seguir el presupuesto es súper necesario para una adecuada administración de los gastos. Si es necesario busca ayuda externa al comité para este punto.
5- Definir fecha, hora y duración del festival o evento cultural
Debe acordarse la duración en el sentido que podría hacerse de un solo día, o podría durar varios días, dependiendo de la disposición del lugar donde se planee.
Esto es de considerarse más que todo cuando se trata de una exposición de obras de arte.
6- Usa la tecnología
La herramienta que todos tenemos a la mano hoy en día es la tecnología pues está muy desarrollada y cada vez surgen más recursos para diseñar las promociones de los eventos. Desde herramientas audiovisuales, realidad virtual, y mucho más.
Todo esto contribuye a lograr los objetivos en decoración, difusión de contenidos, experiencias y originalidad. Puedes incluso usar plantillas prediseñadas para la elaboración de invitaciones, flyers y banners, ahorrarás tiempo y dinero y son realmente efectivos ya sea en su uso físico o a nivel de redes sociales.
Crea y comparte el evento en redes, las plataformas mas eficaces para este tipo de promoción son Facebook, Instagram, y plataformas de periódicos o revistas.
7- Haz difusión del evento
Este paso completa el anterior. La comunicación del evento es vital para dar a conocerlo, antes, durante y después del mismo. Según el evento, el público objetivo, el contenido y el presupuesto se determinará el rumbo y el tipo de la publicidad.
Recuerda que por si solo el evento difícilmente generara tráfico, a menos que pertenezca a una red social de amplio espectro.
Por lo general, es mejor la publicidad pago para asegurarnos que nuestro mensaje llegara al público deseado, dicho mensaje debe ser concreto y estratégico que se transmita en diferentes canales y plataformas para que lleguen a más destinatarios.
Aquí definamos: Lugar, Fecha, Hora y Valor ($ ya sea simbólico o regular.)
8- Preparar Agenda del programa
Para llevar a cabo un adecuado desarrollo del evento se debe preparar una agenda para el día de la inauguración, en el caso de que dure más de un día, o si se llevara a cabo actividades cada día, que se encuentre la muestra de las obras de arte a la vista, integrando a esta las otras disciplinas.
De ser necesario entonces deberá prepararse una agenda de actividades para todo el tiempo que dure el festival o evento. Cada participación en agenda deberá tener hora y fecha definida con la duración lo más exacta posible dentro del programa.
9- Desarrollar el evento
A veces, la organización de eventos artísticos y/o literarios puede ser muy complejo y extenuante. Por ello, si cuentas ya sea a modo personal o como comité con la ayuda o asesoría de profesionales podrás garantizar calidad, originalidad, control del presupuesto y administración de recursos.
Entre algunas actividades que debemos considerar durante el desarrollo del evento son: Confirmar agendas antes de iniciar, asignar un anfitrión(a), (esto suele asignarse desde la planificación o con unos días de anticipación), desarrollar el programa, refrigerio para artistas, ya que el consumo de los asistentes si así fuera el caso en la mayoría de ocasiones corre por cuenta propia dependiendo del objetivo de la actividad cultural en cuestión.
10- Evaluación
Se sugiere realizar una evaluación justo después de realizar el evento, para fortalecer áreas que necesiten un cambio de logística o mejorar procedimientos. Solicita retroalimentación de los asistentes.
Cuando haya terminado el evento, pregunta a los participantes qué les pareció. Hay maneras eficaces de realizar esta parte, puede hacerse mediante una encuesta o formulario. De esta manera, se evaluarán los aspectos de logística, oradores, ubicaciones, experiencias y el trabajo de los organizadores. Toda la información recolectada puede hacerse anónimamente y servirá para no cometer los mismos errores y mejorar la calidad de futuros eventos.
Términos a considerar para este artículo
Festival: Cuando lo planificado será desarrollado durante varios días agendando diversas actividades a lo largo de ese tiempo.
Evento de inauguración: el que se realiza el primer día del festival y/o cuando es día único.
Para cualquier tipo de evento que organices, mi consejo principal es mantener una actitud abierta a sugerencias y a los cambios que puedan surgir.
Esto servirá para poner a prueba tu originalidad y tu capacidad creativa. Así como seguir lo más que se pueda el proyecto planificado y mantener el trabajo en equipo alimentado por el respeto y la colaboración.
Articulo escrito por Dacxilia S. Deras, escritora, artista y creadora de contenido.
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